Hướng dẫn tự đăng ký ITIN giúp tiết kiệm chi phí

Cập nhật mới nhất vào: Tháng 7 24, 2025 by Duy Alex

Bạn đã mở công ty LLC tại Mỹ, đã có mã số thuế doanh nghiệp (EIN), mọi thứ tưởng như đã sẵn sàng để bắt đầu kinh doanh dropshipping hoặc các mô hình khác… Nhưng rồi bạn gặp trở ngại khi cần xác minh danh tính với các nền tảng, cổng thanh toán quốc tế, hoặc khi khai báo thuế với IRS lại thiếu một mã số cực kỳ quan trọng là ITIN.

Với hàng ngàn người Việt đang kinh doanh online vào thị trường Mỹ – đặc biệt là qua mô hình dropshipping – việc hiểu rõ ITIN là gì, có bắt buộc hay không, và làm sao để đăng ký đúng chuẩn là điều không thể bỏ qua. ITIN là “chìa khóa” để bạn hoàn thiện hồ sơ hợp pháp với chính phủ Mỹ, mở tài khoản ngân hàng, hoặc đơn giản là giúp bạn yên tâm hoạt động lâu dài mà không lo rủi ro về thuế.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu toàn diện từ A đến Z về ITIN và cách để đăng ký ITIN một cách đơn giản và tiết kiệm nhất.

ITIN là gì? Khác gì so với EIN và SSN

ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) là mã số thuế cá nhân gồm 9 chữ số do Sở Thuế vụ Mỹ (IRS) cấp cho những cá nhân không đủ điều kiện xin SSN (Social Security Number – số an sinh xã hội) nhưng cần có mã số để khai thuế tại Mỹ . ITIN chỉ phục vụ mục đích quản lý thuế và không phải giấy tờ tùy thân cho các mục đích ngoài thuế. Dưới đây là sự khác biệt giữa ITIN, SSN và EIN:

• SSN (Social Security Number): Số an sinh xã hội do Cơ quan An sinh Xã hội Mỹ cấp cho công dân, thường trú nhân, hoặc người được phép lao động tại Mỹ. SSN dùng để nhận dạng cá nhân cho cả mục đích thuế và hưởng các phúc lợi lao động – ví dụ đóng bảo hiểm xã hội, mở thẻ tín dụng, vay vốn, v.v. Chỉ người đủ điều kiện (công dân, thường trú hoặc có visa lao động) mới xin được SSN. Người nước ngoài không đủ điều kiện phải dùng ITIN thay thế.
• EIN (Employer Identification Number): Mã số thuế doanh nghiệp (cũng 9 chữ số) do IRS cấp cho các tổ chức/doanh nghiệp tại Mỹ, ví dụ như LLC hoặc corporation. EIN được dùng để khai thuế và giao dịch cho doanh nghiệp (mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tuyển nhân viên, khai báo thuế công ty, v.v). EIN dành cho công ty (dù bạn là chủ sở hữu nước ngoài vẫn cần EIN cho LLC), còn ITIN dành cho cá nhân chủ sở hữu để khai thuế cá nhân.
• ITIN: Dành cho cá nhân không đủ điều kiện xin SSN nhưng có nghĩa vụ hoặc quyền lợi về thuế tại Mỹ. ITIN không phải mã số doanh nghiệp (đó là EIN) và không cấp quyền làm việc hay phúc lợi an sinh. Nó chỉ dùng để khai báo thuế thu nhập cá nhân, nhận hoàn thuế hoặc tín thuế nếu đủ điều kiện, và thực hiện một số giao dịch tài chính tại Mỹ (một số ngân hàng cho phép mở tài khoản với ITIN).

Tóm lại: SSN/ITIN để nhận dạng cá nhân, SSN cấp cho người được phép làm việc ở Mỹ, còn ITIN cho người nước ngoài không có SSN. EIN để nhận dạng doanh nghiệp (như LLC). Mỗi loại có chức năng riêng, và nếu bạn là người Việt kinh doanh dropshipping qua LLC Mỹ, bạn sẽ có EIN cho công ty và thường cần ITIN cho mục đích thuế cá nhân.

Tại sao cần ITIN khi đã có LLC ở Mỹ?

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần mở công ty LLC ở Mỹ và có EIN cho công ty là đủ. Tuy nhiên, nếu bạn là người Việt sở hữu LLC tại Mỹ để làm dropshipping, bạn rất có thể sẽ cần đăng ký ITIN cho bản thân vì các lý do sau:

• Tuân thủ nghĩa vụ thuế: Một LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu thường được xem là “disregarded entity” (thực thể bị bỏ qua) cho mục đích thuế. Lợi nhuận của LLC không chịu thuế cấp công ty mà chuyển sang cho chủ sở hữu khai thuế cá nhân. Nếu bạn bán hàng cho khách Mỹ (ví dụ dropshipping sản phẩm vật lý vào Mỹ), thu nhập đó được coi là thu nhập phát sinh tại Mỹ (US-source income) và bạn có thể phải khai và nộp thuế thu nhập Mỹ. Để nộp tờ khai thuế cá nhân (Form 1040-NR dành cho người không cư trú), bạn bắt buộc cần có ITIN (vì bạn không có SSN).
• Nhận thanh toán từ nền tảng và khách hàng: Nhiều nền tảng thương mại điện tử, cổng thanh toán (PayPal, Stripe, Amazon, etc.) yêu cầu thông tin mã số thuế của bạn hoặc công ty. Mặc dù EIN có thể dùng cho công ty, nhưng đôi khi chủ sở hữu nước ngoài cần cung cấp ITIN cá nhân để hoàn tất hồ sơ thuế (ví dụ điền biểu mẫu W-8BEN hoặc W-9 với mã số thuế cá nhân nhằm giảm khấu trừ thuế tại nguồn theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần nếu có).
• Tránh khấu trừ thuế tại nguồn không cần thiết: Nếu bạn không có ITIN/EIN và không nộp biểu mẫu thuế thích hợp cho đối tác Mỹ (ví dụ sàn thương mại hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán), họ có thể giữ lại một phần thu nhập của bạn để nộp thuế (theo quy định khấu lưu thuế). Việc có ITIN và nộp các biểu mẫu cần thiết sẽ giúp bạn hưởng đúng hiệp định thuế (nếu Việt Nam và Mỹ có hiệp định thuế liên quan) và tránh bị giữ thuế oan.
• Quản lý tài chính cá nhân: Khi vận hành LLC, ngoài tài khoản công ty (dùng EIN để mở), bạn có thể cần mở tài khoản ngân hàng cá nhân tại Mỹ hoặc các dịch vụ tài chính khác. Một số ngân hàng cho phép người nước ngoài mở tài khoản bằng ITIN thay vì SSN. Do đó, có ITIN sẽ thuận lợi hơn trong việc giao dịch tài chính cá nhân liên quan đến công việc kinh doanh.

Tóm lại, dropshipper người Việt có LLC ở Mỹ nên đăng ký ITIN để đáp ứng yêu cầu khai thuế thu nhập cá nhân và tận dụng các tiện ích tài chính. Ngay cả khi LLC của bạn chưa phát sinh lợi nhuận chịu thuế, việc có sẵn ITIN giúp bạn chủ động và tránh rủi ro pháp lý về sau.

Những trường hợp nào bắt buộc phải có ITIN

Không phải ai làm kinh doanh với Mỹ cũng cần ITIN, nhưng bạn bắt buộc phải có ITIN trong các trường hợp sau nếu không đủ điều kiện có SSN:

• Bạn có nghĩa vụ nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang Mỹ: Ví dụ, bạn có thu nhập từ Mỹ vượt ngưỡng phải khai thuế. Theo luật, bất kỳ cá nhân không phải công dân Mỹ có thu nhập chịu thuế tại Mỹ đều phải xin ITIN để khai thuế.
• Bạn muốn yêu cầu khoản hoàn thuế hoặc tín thuế: Nếu đã nộp thuế thừa hoặc đủ điều kiện nhận tín thuế (tax credit) từ chính phủ Mỹ, bạn cần ITIN để yêu cầu hoàn thuế hoặc hưởng tín thuế đó.Ví dụ, một số cá nhân đủ điều kiện nhận tín thuế con cái nhưng không có SSN có thể dùng ITIN để nhận khoản lợi ích này.
• Bạn là vợ/chồng hoặc người phụ thuộc trong hồ sơ thuế: Nếu chồng/vợ bạn là công dân hoặc thường trú nhân Mỹ và muốn khai thuế chung, bạn (người không có SSN) cần ITIN để được liệt kê trong tờ khai thuế chung đó. Tương tự, con cái hoặc người phụ thuộc không có SSN cũng cần ITIN để được tính giảm trừ gia cảnh trên hồ sơ thuế.
• Bạn cần ITIN cho các mục đích thuế khác: Chẳng hạn, bạn cần cung cấp mã số thuế cho bên chi trả thu nhập để họ không khấu trừ 30% thuế suất mặc định. Nhiều trường hợp người nước ngoài nhận thu nhập thụ động từ Mỹ (tiền lãi, cổ tức, tiền bản quyền…) mà muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định thì phải có ITIN để điền vào mẫu W-8BEN và xác nhận danh tính thuế.
• Bạn cần đăng ký các nền tảng tại Hoa Kỳ như: Tiktok Shop US, Amazon US, Bank Us…

Nhìn chung, bất cứ khi nào luật thuế Mỹ yêu cầu bạn có mã số thuế mà bạn lại không có SSN, thì bạn phải xin ITIN. Việc cố tình không có ITIN để né khai thuế có thể dẫn đến phạt và rắc rối pháp lý sau này.

Lợi ích của việc sở hữu ITIN

Việc sở hữu mã số ITIN mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người làm kinh doanh quốc tế, đặc biệt là các chủ doanh nghiệp Việt Nam có hoạt động tại Mỹ:

• Khai thuế hợp pháp và thuận tiện: Có ITIN giúp bạn tự tin khai báo thuế đúng luật, tránh bị phạt do không nộp hồ sơ thuế. Mã số ITIN sẽ được sử dụng khi bạn điền các biểu mẫu thuế (1040-NR, W-8BEN, v.v.), giúp IRS theo dõi chính xác nghĩa vụ thuế của bạn. Nhờ đó, bạn xây dựng lịch sử tuân thủ thuế tốt, có lợi cho hồ sơ tài chính lâu dài.
• Nhận lại tiền hoàn thuế và tín thuế: Nếu lỡ đóng thừa thuế hoặc đủ điều kiện nhận tín thuế (như tín thuế cho con nhỏ, tín thuế giáo dục…), ITIN cho phép bạn nhận được khoản tiền hoàn lại hoặc ưu đãi thuế tương ứng. Không có ITIN, bạn sẽ không thể yêu cầu được những quyền lợi này từ IRS.
• Mở tài khoản ngân hàng và dịch vụ tài chính: Một số ngân hàng Hoa Kỳ chấp nhận ITIN để mở tài khoản cá nhân thay cho SSN. Điều này hữu ích nếu bạn muốn có tài khoản USD tại Mỹ để nhận doanh thu dropshipping, hoặc sử dụng các dịch vụ tài chính như thẻ tín dụng, vay vốn nhỏ. ITIN cũng có thể được dùng để đăng ký các dịch vụ thanh toán quốc tế như Stripe, Payoneer… khi họ yêu cầu mã số thuế Mỹ cho đối tác nước ngoài.
• Xác minh danh tính một cách hợp lệ: Mặc dù ITIN không phải giấy tờ tùy thân phổ biến, nhưng nó vẫn là một mã số nhận dạng do chính phủ Mỹ cấp. Trong một số tình huống (mở công ty điện thoại, đăng ký dịch vụ tiện ích hoặc thi bằng lái xe ở một số bang), ITIN có thể được chấp nhận như một phần thông tin xác minh danh tính/tín dụng của bạn.
• Chuẩn bị cho tương lai: Nếu sau này bạn có nhu cầu chuyển đổi tình trạng (ví dụ xin visa đầu tư, visa lao động sang Mỹ), việc đã có lịch sử khai thuế với ITIN chứng tỏ bạn tuân thủ luật pháp và tài chính minh bạch. Điều này có thể hỗ trợ hồ sơ định cư/visa của bạn tích cực hơn.

Tóm lại, ITIN không chỉ giúp bạn tuân thủ luật thuế, mà còn mở ra nhiều cơ hội tài chính và thuận lợi khi kinh doanh với thị trường Mỹ. Nó là một khoản “đầu tư giấy tờ” nhỏ nhưng mang lại sự chuyên nghiệp và tin cậy cho bạn trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Hướng dẫn tự đăng ký ITIN

Việc đăng ký ITIN có thể thực hiện theo hai cách chính: tự bạn nộp đơn trực tiếp đến IRS, hoặc thông qua dịch vụ CAA (Certified Acceptance Agent) – đại lý được IRS chấp thuận để hỗ trợ xin ITIN. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả hai phương pháp:

Tự đăng ký ITIN (tự làm thủ tục)

Nếu bạn muốn tự mình làm hồ sơ xin ITIN, hãy làm theo các bước sau:

1. Điền mẫu đơn W-7: Tải mẫu đơn Form W-7 (Application for IRS ITIN) từ trang web IRS và điền đầy đủ thông tin. Trong form, bạn sẽ tích lý do xin ITIN phù hợp (thường là “a” nếu kèm tờ khai thuế lần đầu, hoặc “h” kèm thư giải thích nếu xin ITIN trước khi nộp thuế). Điền chính xác họ tên, địa chỉ (địa chỉ Việt Nam của bạn), thông tin hộ chiếu, và ký tên vào đơn.
2. Chuẩn bị hồ sơ nhận dạng: Bạn cần gửi kèm bản gốc hoặc bản sao công chứng (bởi cơ quan cấp) của giấy tờ tùy thân để chứng minh danh tính và tình trạng nước ngoài. Hộ chiếu là lựa chọn tốt nhất vì nó chứng minh cả hai yếu tố trên. Nếu không có hộ chiếu, bạn phải nộp hai loại giấy tờ khác (như giấy khai sinh, CMND/CCCD, bằng lái, v.v. – nhưng phải được công chứng dịch thuật và chứng thực đúng yêu cầu của IRS).
3. Đính kèm tờ khai thuế (nếu cần): Nếu đây là lần đầu bạn xin ITIN trong mùa khai thuế (ví dụ bạn xin để nộp thuế cho năm nay), hãy đính kèm tờ khai thuế thu nhập (Form 5472 và 1120) đã điền sẵn vào hồ sơ W-7. IRS yêu cầu có tờ khai thuế đi cùng đơn ITIN trừ khi bạn thuộc diện ngoại lệ (ví dụ xin ITIN trước để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng hoặc nhà tuyển dụng, lúc đó cần thư giải thích và chứng từ tương ứng).
4. Gửi hồ sơ đến IRS: Cho tất cả giấy tờ (Form W-7, bản sao công chứng hộ chiếu, tờ khai thuế…) vào bì thư và gửi tới địa chỉ của IRS ITIN Operation (thường ở Austin, Texas nếu gửi từ nước ngoài – địa chỉ cụ thể có trong hướng dẫn Form W-7). Bạn nên gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế có theo dõi để tránh thất lạc giấy tờ gốc.
5. Chờ phản hồi từ IRS: Thời gian xử lý đơn ITIN khoảng 7 tuần (gần 2 tháng) nếu không có sai sót. IRS sẽ gửi thư thông báo mã số ITIN của bạn qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai, họ sẽ gửi thư yêu cầu bổ sung (làm chậm quá trình). Hãy kiên nhẫn chờ đợi và đừng quên kiểm tra thư. Nếu sau khoảng 8-10 tuần chưa nhận được phản hồi, bạn có thể gọi điện cho IRS để hỏi tình trạng hồ sơ.

Lưu ý: Tự xin ITIN tuy tiết kiệm chi phí dịch vụ, nhưng bạn phải gửi giấy tờ tùy thân gốc/công chứng qua bưu điện (có rủi ro mất mát). Hãy cân nhắc điều này trước khi nộp.

Đăng ký ITIN qua dịch vụ CAA

Certified Acceptance Agent (CAA) là đại lý được ủy quyền bởi IRS để hỗ trợ người nộp đơn xin ITIN. Sử dụng dịch vụ của CAA có những thuận lợi sau:

• Không phải gửi giấy tờ gốc cho IRS: CAA có quyền xác minh hộ chiếu/giấy tờ tùy thân của bạn và xác nhận trên hồ sơ, do đó bạn không cần gửi bản gốc hộ chiếu qua đường bưu điện. Điều này giảm nguy cơ thất lạc giấy tờ quan trọng.
• Hỗ trợ điền đơn chính xác: CAA (đặc biệt các đơn vị có kinh nghiệm với khách hàng Việt Nam) sẽ hướng dẫn bạn cung cấp thông tin, điền Form W-7 đúng cách, tránh các lỗi thường gặp. Họ cũng tư vấn bạn về loại giấy tờ nào phù hợp, lý do xin ITIN nào đúng trong trường hợp của bạn.
• Nộp hồ sơ thuận tiện và theo dõi: Sau khi chuẩn bị, CAA sẽ đại diện gửi hồ sơ ITIN của bạn đến IRS (một số CAA tại Mỹ có thể gửi trực tuyến thông qua kênh riêng của họ với IRS). Bạn sẽ nhận được thông báo ITIN qua CAA hoặc gửi về địa chỉ của bạn. CAA thường theo dõi tiến trình và cập nhật cho bạn nếu có vấn đề.

Quy trình đăng ký qua CAA thường như sau: Bạn liên hệ một đơn vị CAA uy tín, ký hợp đồng dịch vụ và cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân. CAA sẽ đặt lịch gặp online hoặc trực tiếp để đối chiếu hộ chiếu (một số nơi yêu cầu bạn xuất trình bản gốc qua video call hoặc gặp mặt). Sau đó, họ sẽ chuẩn bị hồ sơ W-7 và gửi cho IRS. Bạn chỉ cần chờ nhận ITIN, mọi thủ tục phức tạp đã có CAA lo.

Lưu ý: Dịch vụ CAA sẽ tốn một khoản phí (tùy đơn vị, thường vài trăm USD). Đổi lại, bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh hơn nhờ tính chính xác và đầy đủ. Đây là lựa chọn tốt nếu bạn không rành quy trình giấy tờ hoặc không muốn gửi hộ chiếu gốc đi xa.

Tuy nhiên, tôi sẽ giới thiệu đến bạn cách đăng ký với mức chi phí rẻ hơn ở phần tiếp theo của bài viết này.

Hồ sơ cần chuẩn bị và thời gian xử lý đơn ITIN

Khi đăng ký ITIN, bạn cần chuẩn bị kỹ bộ hồ sơ để tăng cơ hội được duyệt sớm. Dưới đây là danh sách hồ sơ và thông tin về thời gian xử lý:

• Mẫu đơn W-7 – Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number: Đơn xin ITIN (bản gốc) đã điền đầy đủ thông tin và ký tên. Hãy đảm bảo dùng phiên bản mới nhất của Form W-7 và điền rõ ràng, không sai sót.
• Giấy tờ tùy thân để xác minh danh tính và tình trạng nước ngoài:
  • Hộ chiếu (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực từ đại sứ quán/lãnh sự quán hoặc cơ quan cấp hộ chiếu) là giấy tờ tốt nhất và duy nhất nếu đầy đủ.
  • Nếu không dùng hộ chiếu, bạn cần nộp ít nhất hai loại giấy tờ khác trong danh sách IRS chấp nhận: ví dụ CMND/CCCD có ảnh, giấy khai sinh, bằng lái xe (Việt Nam hoặc Mỹ), thẻ căn cước do chính quyền Mỹ cấp, thẻ sinh viên, hồ sơ y tế, học bạ (đối với trẻ em) v.v. Mỗi giấy tờ phải còn hiệu lực, có thông tin nhận dạng cá nhân, và được chứng thực dịch sang tiếng Anh nếu ban đầu không phải tiếng Anh.
• Tờ khai thuế thu nhập Mỹ (nếu nộp cùng đơn): Bản in tờ khai thuế (Form 5472 và 1120) của năm hiện tại mà bạn cần nộp, đã ký. Điều này áp dụng nếu bạn xin ITIN trong thời gian khai thuế (thường từ tháng 1 đến hạn chót tháng 4) và muốn nộp ITIN cùng lúc với khai thuế. Nếu bạn xin ITIN để đáp ứng một yêu cầu khác (ví dụ ngân hàng yêu cầu trước khi có thu nhập thuế), bạn có thể cần chuẩn bị thư giải thích lý do xin ITIN sớm và các giấy tờ chứng minh (như thư từ ngân hàng, công ty yêu cầu mã số thuế).
• Mẫu đơn khác (nếu có): Đối với những trường hợp đặc biệt, có thể cần kèm các biểu mẫu phụ. Ví dụ: nếu xin ITIN cho người phụ thuộc, bạn cần kèm biểu mẫu chứng minh quan hệ và hồ sơ của người phụ thuộc (hộ chiếu, giấy khai sinh của con, v.v.). Tuy nhiên, đa phần chủ doanh nghiệp cá nhân chỉ cần W-7 và tờ khai thuế của bản thân.

Thời gian xử lý: Sau khi IRS nhận đủ hồ sơ, thông thường mất khoảng 7 tuần để cấp ITIN. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm thuế hoặc nếu hồ sơ có vấn đề cần xác minh, thời gian có thể kéo dài đến 9–11 tuần. Nếu bạn gửi hồ sơ từ Việt Nam, hãy tính thêm vài tuần cho thời gian thư từ qua lại. Do đó, hãy nộp đơn sớm để kịp có ITIN trước các thời hạn thuế quan trọng. Bạn có thể kiểm tra trạng thái bằng cách liên hệ IRS (qua điện thoại quốc tế) sau khoảng 8 tuần nếu chưa thấy phản hồi.

Những lỗi thường gặp khi tự đăng ký ITIN

Quá trình xin ITIN đòi hỏi điền biểu mẫu và giấy tờ chính xác. Nhiều người bị từ chối cấp ITIN hoặc chậm trễ do các lỗi sau – hãy lưu ý để tránh mắc phải:

• Điền thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ: Ví dụ họ tên không trùng khớp với hộ chiếu, điền sai số hộ chiếu hoặc ngày sinh, bỏ sót mục “Lý do xin ITIN” trên Form W-7. Hãy kiểm tra kỹ mọi trường thông tin, đặc biệt mục Reason you’re submitting Form W-7 (Lý do nộp đơn) cần được chọn và giải thích đúng. Điền thiếu địa chỉ thường trú ngoài Mỹ cũng là lỗi phổ biến – nếu chọn lý do (a) là người không cư trú có nghĩa vụ thuế, bạn phải ghi địa chỉ Việt Nam của mình.
• Thiếu giấy tờ chứng minh hoặc gửi bản sao không hợp lệ: IRS yêu cầu giấy tờ tùy thân phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực đúng cách. Nhiều hồ sơ bị từ chối vì nộp bản photo không công chứng, hoặc công chứng không được IRS chấp nhận. Để tránh lỗi này, hãy chỉ gửi bản gốc hoặc bản sao được Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ hoặc cơ quan cấp giấy tờ xác nhận. Nếu dùng dịch vụ CAA, họ sẽ hướng dẫn khâu này, nhưng tự nộp thì bạn phải cẩn thận.
• Không đính kèm tờ khai thuế khi cần thiết: Nếu bạn xin ITIN trong mùa khai thuế (lý do thường là “để nộp tờ khai thuế đầu tiên”), quên nộp kèm Form 1040/1040-NR sẽ khiến đơn ITIN bị từ chối hoặc nhận được thư yêu cầu bổ sung (CP567 từ IRS). Đảm bảo rằng hồ sơ bạn gửi đi có đầy đủ các biểu mẫu thuế liên quan nếu luật yêu cầu.
• Gửi nhầm địa chỉ hoặc sai quy trình: Đơn ITIN gửi sai nơi hoặc nộp sai cách cũng gây chậm trễ. Ví dụ, nộp online – hiện tại IRS không cho phép nộp Form W-7 qua mạng đối với người nước ngoài (trừ khi qua CAA có kênh riêng). Vì vậy, bạn phải gửi đúng địa chỉ bằng đường bưu điện (hoặc nộp qua CAA/tại văn phòng IRS). Kiểm tra kỹ địa chỉ trên hướng dẫn Form W-7 mới nhất.
• Sử dụng ITIN cũ đã hết hạn mà không gia hạn: ITIN có thể hết hạn nếu không dùng trong 3 năm liên tiếp hoặc theo loạt số nhất định do IRS quy định mỗi năm. Nếu bạn có ITIN cũ (được cấp vài năm trước) và chưa dùng trên tờ khai thuế nào, có thể ITIN đó đã hết hiệu lực. Lỗi là nhiều người nộp thuế với ITIN hết hạn, dẫn đến bị từ chối và chậm hoàn tiền. Cách tránh: luôn kiểm tra hiệu lực ITIN của bạn và nộp đơn gia hạn (renew ITIN) nếu cần trước khi dùng khai thuế.

Mẹo chung: Đọc kỹ hướng dẫn chính thức của IRS cho Form W-7 trước khi điền. Chuẩn bị dư thời gian để làm hồ sơ và nhờ người có kinh nghiệm kiểm tra lại. Nếu nhận được thông báo lỗi từ IRS, hãy nhanh chóng bổ sung theo hướng dẫn để không trễ hạn.

Hướng đăng ký ITIN qua dịch vụ

Như bạn thấy ở trên, nếu tự đăng ký thì chúng ta sẽ mất khá nhiều thời gian cũng như rủi ro về việc mất giấy tờ tùy thân do quá trình gửi – nhận cho IRS. Còn thông qua dịch vụ CAA thì những ai ngại nói tiếng Anh sẽ gặp bất lợi vì họ cần chúng ta công chứng online. Mặt khác, cá nhân mình thấy là nhiều dịch vụ CAA thường lấy một mức phí khá cao trong khi việc nộp hồ sơ cho IRS là hoàn toàn miễn phí.

Vậy có dịch vụ nào trọn gói và tiết kiệm chi phí hơn không?

Mình thường thuê Freelancer trên Fiverr cho dịch vụ này. Đây là một dịch vụ uy tín mà mình hay sử dụng, bạn tham khảo nhé.

Việc đầu tiên là bạn hãy nhấn Contact để liên hệ với anh ấy, sau đấy đặt hàng và cung cấp các thông tin mà họ yêu cầu.

Tuy theo nhu cầu về thời gian mà bạn chọn các gói khác nhau. Mình thường chọn gói thứ 2.

Sau khi khi hoàn tất đặt dịch vụ thì lúc này bạn chỉ cần chờ đợi từ 4 – 7 tuần là có kết quả nhé. Đây là cách đơn giản và tiết kiệm nhất mà theo các nhân mình đã trải nghiệm.

Câu hỏi thường gặp về ITIN và nghĩa vụ thuế

Dưới đây là giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến của người mới tìm hiểu về ITIN đối với trường hợp kinh doanh qua LLC tại Mỹ:

• ITIN có phải là SSN không? – Không. ITIN và SSN đều gồm 9 số nhưng SSN chỉ cấp cho công dân/người lao động hợp pháp tại Mỹ, còn ITIN cấp cho người nước ngoài không có quyền lấy SSN. ITIN chỉ dùng cho mục đích thuế, không dùng để đi làm hay nhận phúc lợi.
• Tôi đã có EIN cho LLC rồi, có cần ITIN nữa không? – Có thể cần. EIN là mã số thuế cho doanh nghiệp (LLC của bạn) còn ITIN là cho cá nhân bạn. Nếu LLC phải nộp báo cáo thuế thu nhập hoặc bạn cần khai thuế cá nhân liên quan thu nhập từ LLC, bạn vẫn cần ITIN để thực hiện. EIN không thay thế cho ITIN trong trường hợp khai thuế cá nhân.
• Có ITIN thì tôi có phải đóng thuế Mỹ không? – Việc đóng thuế phụ thuộc vào thu nhập và luật thuế, không phải do bạn có ITIN hay không. ITIN chỉ là mã số để bạn khai thuế nếu có nghĩa vụ. Nếu doanh nghiệp bạn phát sinh lợi nhuận chịu thuế tại Mỹ, bạn sẽ phải khai thuế và có thể đóng một khoản thuế tương ứng dù bạn ở Việt Nam. Ngược lại, nếu thu nhập của bạn không thuộc diện chịu thuế Mỹ theo quy định (ví dụ kinh doanh dịch vụ cho khách Mỹ nhưng thực hiện hoàn toàn từ Việt Nam, không có thu nhập nguồn Mỹ), thì có ITIN không đồng nghĩa tự động phải nộp thuế.
• ITIN có thời hạn bao lâu? – ITIN không phải vĩnh viễn. Theo quy định, nếu một ITIN không được sử dụng trên tờ khai thuế nào trong 3 năm liên tiếp, nó sẽ hết hạn. Ngoài ra, hàng năm IRS cũng quy định các dải số ITIN cần gia hạn. Bạn có thể gia hạn ITIN bằng cách nộp Form W-7 (chọn mục gia hạn) trước mùa khai thuế. Nếu ITIN hết hạn, bạn cần gia hạn trước khi khai thuế để tránh chậm trễ xử lý hồ sơ.
• Có thể dùng ITIN để mở tài khoản ngân hàng hay thẻ tín dụng tại Mỹ không? – Có, một số ngân hàng và tổ chức tín dụng cho phép điều này. ITIN có thể thay thế SSN trong thủ tục mở tài khoản cá nhân, thẻ tín dụng, hoặc vay vốn nhỏ tại một số nơi. Tuy nhiên, không phải nơi nào cũng chấp nhận – bạn cần hỏi trước ngân hàng cụ thể. Ngoài ra, điểm tín dụng ở Mỹ thường gắn với SSN; nếu bạn chỉ có ITIN, bạn vẫn xây dựng lịch sử tín dụng được nhưng phạm vi hạn chế hơn.
• Sau này tôi có được đổi ITIN thành SSN không? – Nếu bạn sau này trở thành thường trú nhân hoặc được cấp visa lao động tại Mỹ, bạn sẽ đủ điều kiện xin SSN. Lúc đó, SSN sẽ thay thế vai trò của ITIN. Bạn sẽ dùng SSN cho mọi hồ sơ thuế và không dùng ITIN nữa. IRS quy định mỗi người chỉ dùng một mã số thuế duy nhất, nên khi có SSN, ITIN của bạn (nếu có) sẽ ngừng hiệu lực. Bạn nên thông báo cho IRS trong hồ sơ thuế năm đầu tiên dùng SSN rằng trước đây bạn có ITIN để họ cập nhật hồ sơ.
• Chi phí đăng ký ITIN là bao nhiêu? – IRS không thu lệ phí xin ITIN – bạn chỉ tốn chi phí gửi hồ sơ (và phí công chứng giấy tờ nếu có). Nếu dùng dịch vụ CAA, chi phí dịch vụ sẽ do công ty cung cấp quy định (thường vài trăm USD tùy nơi và mức độ hỗ trợ). Mức phí này đổi lại sự thuận tiện và đảm bảo hồ sơ được chấp nhận nhanh.

Kết luận

Đăng ký ITIN là bước quan trọng giúp bạn hoàn thiện pháp lý khi kinh doanh vào thị trường Mỹ. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ ITIN là gì, tầm quan trọng và cách thức đăng ký ITIN một cách chi tiết. Nếu bạn là người Việt Nam có LLC tại Mỹ hoặc có thu nhập từ hoạt động kinh doanh với Mỹ, hãy đánh giá ngay liệu mình có cần ITIN không.

Khi đã có ITIN, bạn sẽ yên tâm tập trung phát triển công việc kinh doanh dropshipping của mình mà không lo ngại về vấn đề tuân thủ thuế.

Chúc bạn thành công!