Cập nhật mới nhất vào: Tháng 7 3, 2025 by Duy Alex
Nếu bạn đang sở hữu một công ty tại Mỹ (LLC hoặc Corporation), hoặc đang chuẩn bị mở doanh nghiệp để kinh doanh toàn cầu, thì khái niệm EIN (Employer Identification Number) chắc chắn là một trong những thứ bạn sẽ phải tiếp xúc đầu tiên.
Đây là mã định danh thuế do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp – gần giống như “CMND” của doanh nghiệp. Dù bạn đang sống tại Mỹ hay ở nước ngoài (như Việt Nam), nếu muốn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, kết nối với Stripe, PayPal, Shopify, Amazon… hoặc đơn giản là khai thuế đúng hạn, việc sở hữu mã EIN là điều bắt buộc.
>>Nếu bạn chưa có LLC US: Xem hướng dẫn đăng ký tại đây
Nội dung chính
Mã EIN là gì?
Mã EIN (Employer Identification Number) là mã số định danh thuế của doanh nghiệp do Cục Thuế Hoa Kỳ (IRS) cấp. Mã này gồm 9 chữ số (ví dụ 12-3456789) và được gán cho cá nhân, công ty, LLC, tổ chức tín thác… để khai báo và báo cáo thuế tại Mỹ.
Nói cách khác, EIN có chức năng tương tự như số An sinh Xã hội (SSN) nhưng dành cho doanh nghiệp. IRS lưu ý rằng nếu bạn là cá nhân kinh doanh đơn lẻ hoặc LLC một thành viên không có nhân viên, bạn có thể dùng SSN/ITIN cá nhân khi kê khai thuế mà không bắt buộc phải có EIN. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp (mở tài khoản ngân hàng, giao dịch với đối tác, tham gia mạng lưới thanh toán quốc tế…), việc sở hữu EIN giúp tách bạch rõ ràng giữa tài chính doanh nghiệp và cá nhân, đồng thời đáp ứng yêu cầu hợp thức hóa doanh nghiệp tại Mỹ.
EIN dùng để làm gì?
Mã EIN rất quan trọng trong nhiều hoạt động kinh doanh và thuế vụ khi hoạt động tại Mỹ hoặc trên nền tảng Mỹ. Các mục đích chính bao gồm:
- Các cổng thanh toán và thương mại điện tử quốc tế: Nhiều dịch vụ như Stripe, PayPal, Shopify, thậm chí Amazon (Seller Account) yêu cầu doanh nghiệp phải có EIN để đăng ký và vận hành tài khoản. Ví dụ, các nền tảng thanh toán như Stripe hoặc PayPal thường chỉ cho phép doanh nghiệp có trụ sở tại Mỹ (và có EIN) được mở tài khoản đầy đủ tính năng. Tương tự, để bán hàng trên Amazon, bạn cần cung cấp EIN để Amazon xác minh và dùng làm mã thuế để báo cáo với IRS.
- Mở tài khoản ngân hàng và vay vốn tại Mỹ: Hầu hết ngân hàng Mỹ yêu cầu doanh nghiệp phải có EIN khi mở tài khoản kinh doanh hoặc đăng ký vay tín dụng. EIN giúp ngân hàng xác minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp và tách biệt tài khoản công ty so với cá nhân.
- Thành lập và vận hành doanh nghiệp tại Mỹ: Mọi thực thể kinh doanh (partnership, LLC, corporation, v.v.) được thành lập tại Mỹ đều phải có EIN khi đăng ký với IRS. Trước khi xin EIN, bạn cần đăng ký thành lập công ty (ví dụ LLC) ở bang tương ứng. EIN sau đó sẽ được dùng làm mã số thuế liên bang cho công ty này.
- Nộp thuế và báo cáo tài chính: EIN dùng để kê khai mọi loại thuế liên bang của doanh nghiệp – ví dụ thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế bảng lương nếu có thuê nhân viên, thuế tiêu thụ đặc biệt v.v. Chẳng hạn, khi có nhân viên tại Mỹ, bạn phải dùng EIN để khai nộp thuế Lương và điền vào các mẫu báo cáo (thuế nội địa, thuế tiền lương).
- Báo cáo thu nhập (Form 1099-K) và các yêu cầu báo cáo khác: Đối với kinh doanh trực tuyến, các nền tảng thanh toán (như PayPal, Stripe) sẽ gửi mẫu 1099-K cuối năm cho doanh nghiệp khi doanh thu vượt ngưỡng. Mẫu này bao gồm tên tổ chức hỗ trợ giao dịch và mã số thuế (ITIN hoặc EIN) của người nhận thanh toán. Việc có EIN giúp đảm bảo số thuế đúng với thông tin khi kê khai với IRS. Ngoài ra, nếu công ty của bạn thuộc sở hữu 100% của người nước ngoài (ví dụ LLC một thành viên), bạn sẽ phải nộp báo cáo Form 5472 hằng năm kèm theo tờ khai thuế 1120 – trong đó bắt buộc phải có EIN để khai báo. (Lưu ý Form 5472 áp dụng kể từ 2017 cho LLC 100% vốn nước ngoài; nếu không nộp hoặc nộp sai, IRS phạt tối thiểu $25,000)
Tóm lại, mã EIN đóng vai trò “chìa khóa” thuế cho doanh nghiệp tại Mỹ: mở tài khoản thanh toán, ngân hàng, đăng ký thuế và thực hiện các báo cáo liên bang. Không có EIN, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý pháp lý và tài chính tại Hoa Kỳ.
Cách đăng ký mã EIN thủ công
Bạn có thể đăng ký miễn phí mã EIN trực tiếp qua IRS theo nhiều phương thức khác nhau. Các bước cơ bản như sau:
- Trực tuyến (Online): Áp dụng cho đơn vị có trụ sở hoặc nơi ở tại Mỹ (hoặc vùng lãnh thổ Mỹ) và sở hữu SSN/ITIN hợp lệ. Bạn vào trang web của IRS (IRS.gov) và hoàn thành việc khai EIN ngay trên cổng điện tử irs.gov. Sau khi nộp xong, EIN được cấp liền lập tức và bạn có thể tải ngay giấy chứng nhận (CP 575).
- Qua fax: Điền mẫu đơn Form SS-4 (có sẵn trên IRS.gov) và gửi qua fax đến IRS. Nếu bạn ở Mỹ, fax tới số 855-641-6935; nếu ở nước ngoài, fax đến 855-215-1627 (hoặc 304-707-9471 từ ngoài Mỹ)
- Qua bưu điện (Mail): Gửi bản cứng Form SS-4 đã ký đến địa chỉ IRS (thường là: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999). IRS sẽ xử lý đơn và gửi mã EIN cho bạn qua thư trong khoảng 4 tuần. Đối với phương thức này, bạn nên nộp hồ sơ trước khoảng 4-5 tuần so với thời hạn cần dùng EIN.
- Qua điện thoại: Dành cho đối tượng không có nơi cư trú hoặc văn phòng tại Mỹ. Trong giờ hành chính Mỹ (6:00–23:00 ET, thứ Hai–Thứ Sáu), bạn có thể gọi vào số +1 267-941-1099 (số không miễn phí) để yêu cầu cấp EIN. Cán bộ IRS sẽ hỏi thông tin từ SS-4 và cung cấp EIN ngay trên điện thoại. Sau đó, bạn cần ký và fax/ gửi USPS mẫu SS-4 đã hoàn thiện kèm xác nhận của họ trong vòng 24h để hoàn tất. Lưu ý IRS chỉ hỗ trợ cấp EIN qua điện thoại cho người nước ngoài.
Việc tự đăng ký EIN thủ công tuy miễn phí nhưng với người Việt sống tại Việt Nam, nó đi kèm nhiều bất tiện: không thể dùng cổng online của IRS, khó gọi điện do rào cản tiếng Anh, fax hoặc gửi thư tốn thời gian và không có mã theo dõi, dễ điền sai Form SS-4 dẫn đến bị từ chối. Với những ai cần EIN gấp để mở Stripe, PayPal hay khai thuế, những trở ngại này khiến việc tự làm trở nên rủi ro và mất thời gian nếu không nắm rõ quy trình.
Đăng ký mã EIN thông qua dịch vụ nhanh chóng
Thuê dịch vụ đăng ký EIN – đặc biệt thông qua các freelancer uy tín trên Fiverr – là lựa chọn được nhiều người Việt sử dụng khi không có SSN, không rành tiếng Anh, hoặc cần nhận EIN nhanh chóng.
Ưu điểm rõ rệt là bạn không cần gọi điện cho IRS, không cần fax giấy tờ rắc rối, và thường nhận được kết quả chỉ sau 1–3 ngày làm việc.
Đặc biệt, chi phí cũng rất hợp lý – chỉ từ $30 – $50 tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo có EIN hợp lệ để sử dụng với Stripe, PayPal, Amazon hoặc khai thuế liên bang.
Sau đây là các bước thực hiện:
– Bạn liên hệ với anh chàng đối tác trên Fiverr mà tôi thường xuyên hợp tác: tại đây
– Bạn chọn gói Premium dành cho người không sống tại Mỹ nhé
– Bạn tiến hành thanh toán thông qua Paypal hoặc thẻ thanh toán quốc tế (Visa /Master card)
– Sau khi đặt dịch vụ thành công, bạn sẽ tiến hành cung cấp thông tin cho dịch vụ của anh ấy.
Bạn sẽ cung cấp 2 thông tin sau: Họ và tên của chủ sở hữu + File Operating Agreement
– Sau khoảng 2 ngày (có thời điểm chỉ 1 ngày) bạn sẽ nhận được thông báo là đã hoàn thành đơn hàng. Bạn vào mục Order và tải nó xuống và sử dụng nhé. Đấy chính là mã EIN cấp nhanh cho bạn.
Bạn lưu ý: File EIN nhận từ dịch vụ là file cấp nhanh và bạn có thể dùng để đăng ký mọi dịch vụ cần đến mã EIN. Tuy nhiên, sau khoảng 1 -2 tuần, bạn sẽ nhận được một bản Fax kết quả chính thức từ IRS gửi cho bạn.
IRS gửi đến địa chỉ doanh nghiệp của bạn tại Mỹ và dịc vụ Agent sẽ scan và gửi vào tài khoản của bạn.
Đây là dịch vụ Agent tốt nhất mà mình đã lựa chọn để đăng ký LLC US: Northwesst
Kết luận
Việc sở hữu mã EIN là bước quan trọng và không thể thiếu nếu bạn muốn kinh doanh hợp pháp tại Mỹ, đặc biệt khi đã thành lập LLC và cần mở tài khoản ngân hàng, sử dụng các cổng thanh toán quốc tế như Stripe, PayPal hay khai thuế với IRS.
Nếu bạn sống ở Việt Nam và không rành tiếng Anh hoặc cần kết quả nhanh, thì thuê dịch vụ uy tín trên Fiverr là một giải pháp đáng tin cậy, tiết kiệm thời gian và công sức. Một EIN hợp lệ là tấm vé giúp bạn kết nối trơn tru với hệ thống tài chính và pháp lý toàn cầu.
Chúc bạn thành công!
[Duy Alex]
