Xử lý việc trả hàng trên Aliexpress khi kinh doanh Dropshipping

Cập nhật mới nhất vào: Tháng Một 25, 2024 by Duy Alex

Kinh doanh Dropshipping với nguồn hàng từ Aliexpress giúp cho chúng ta không tốn tiền bạc và công sức để nhập hàng, vận chuyển.

Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh online nói riêng, vấn đề trả hàng, đổi hàng là điều không thể tránh khỏi. Ngay cả sản phẩm chính bạn tạo ra bạn cũng không thể chắc chắn 100% sẽ không xảy ra tình trạng này. Khi kinh doanh theo mô hình Dropshipping đa phần chúng ta chưa từng một lần chạm vào món hàng mà chúng ta đang bán, chưa hề biết mặt mũi nhà cung cấp như thế nào thì niềm tin đặt hoàn toàn vào sự phân tích nhạy bén của bạn khi lựa chọn sản phẩm cũng như người bán.

Câu hỏi đặt ra là, khi khách hàng muốn trả lại sản phẩm thì chúng ta sẽ xử lí như thế nào? có thể trả nó về cho Aliexpress để đòi lại tiền hay không? Bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn xử lý tình huống đó nhé!

• Chính sách hoàn trả của Aliexpress (chính sách chung)

Điều trước tiên là bạn cần phải hiểu rõ về chính sách hoàn tiền/ trả hàng của Aliexpress (refund/returns policy).

Khoan đã!

Nếu như Duy Alex tôi bê nguyên cái chính sách hoàn trả từ Aliexpress lên đây thì thật phí hoài thời gian bạn theo dõi bài viết này rồi!

Tôi khuyên bạn là hãy vứt cái chính sách chung chung đấy đi và tham khảo cách của tôi nhé. Tôi dùng từ “tham khảo” để bạn hiểu rằng có nhiều cách giải quyết vấn đề khác nhau ở mỗi người, hoặc sau khi đọc hết bài này bạn sẽ tổng hợp thêm một phương án khác.

Theo kinh nghiệm của tôi thì việc trả hàng với những nhà cung cấp trên Aliexpress thường rất lằng nhằng, rắc rối và không hẳn lúc nào bạn đạt được, nhưng trên hết là sau những “vấp ngã đầu đời” tôi quyết định không áp dụng việc trả hàng về cho họ nữa.

Có 3 vấn đề khiến tôi không áp dụng việc trả lại hàng về cho Aliexpress

– Tôi luôn bán những sản phẩm có giá gốc thấp

– Chi phí vận chuyển khá cao, cao hơn cả giá trị sản phẩm của tôi.

– Tốn nhiều thời gian. Khi muốn trả lại hàng, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp để phàn nàn, năn nỉ thậm chí là hăm dọa họ, sau đó lại nói chuyện với khách hàng để họ trả đúng địa chỉ, xoa dịu họ để không phải nhận được những phản hồi xấu (quan trọng khi kinh doanh trên eBay và Amazon). Tất cả phải bằng ngôn ngữ tiếng Anh.

Với ba vấn đề nêu trên, đa số tôi thường không nhận hàng trả từ khách hàng và đồng thời thường tặng họ một món hàng khác thay thế.
Đến đây câu hỏi đang đặt ra trong tâm trí bạn là: “Nếu món hàng của tôi với giá thành cao và tôi muốn trả nó cho Aliexpress để đòi tiền lại thì sao?”
Vâng, câu hỏi của bạn chính là nội dung của bài viết này!

• Phân tích nhà cung cấp

Để tìm được nhà cung cấp có uy tín bạn cần phải xem xét một vài chỉ số, nó giúp bạn có được cơ sở để đặt niềm tin khi quyết định mua hàng. Đây là video hướng dẫn tìm nhà cung cấp trên Aliexpress của tôi.
Khi xác định được nhà cung cấp tốt rồi, lúc này bạn cần đọc về chính sách đổi trả – thanh toán của họ. Aliexpress là một cái chợ, chính vì vậy mà mỗi người bán lại có những điều khoản khác nhau thậm chí mỗi sản phẩm họ có những thay đổi cho phù hợp.

Việc tìm hiểu này giúp bạn hiểu được chính sách của nhà cung cấp từ đó có cơ sở để yêu cầu đổi trả về sau và quan trọng hơn, đó là bạn dựa vào đây để lập ra điều khoản đổi trả hàng của riêng gian hàng của mình.
Một số câu hỏi bạn luôn đặt ra với nhà cung cấp là:

– Nhà cung cấp bạn chọn họ có chấp nhận đổi/trả hàng hay không?

– Những trường hợp nào sẽ được chấp nhận?

– Sau khi mua hàng bao lâu thì bạn được quyền đổi trả?

– Quy trình thực hiện như thế nào?

– Phí vận chuyển ai sẽ chịu?

Khi có được những câu trả lời trên, chúng ta tiến hành tạo danh mục Returns & Refund Policy cho gian hàng mình

• Tạo trang Returns & Refund Policy cho riêng bạn

Dù chúng ta kinh doanh trên eBay, Amazon hay Shopify… thì chính sách đổi trả là một thứ rất quan trọng, nó quyết định lòng tin của khách hàng tiềm năng với dịch vụ của bạn. Cũng chính từ các điểu khoản trong chính sách bạn đưa ra sẽ giúp khách hàng và bạn, bạn và cổng thanh toán có căn cứ để giải quyết các mâu thuẫn, tranh chấp.
Như vậy, cuối cùng tôi muốn bạn hãy dựa vào chính sách của từng sản phẩm, từng nhà cung cấp để cấu thành các điều khoản của riêng mình càng sát với họ càng tốt. Bạn xem ví dụ như sau:

– Nếu nhà cung cấp cho phép đổi trả hàng trong vòng 30 ngày thì chính sách của bạn đối với khách hàng sẽ phải giảm xuống còn 25 ngày. Vì trong 5 ngày đó là thời gian để bạn và khách hàng trao đổi với nhau. Bạn phải đảm bảo ngày khách hàng trả hàng theo dấu bưu chính luôn thấp hơn 30 ngày.

– Đề cập chi tiết những lí do chấp nhận đổi trả giống với của nhà cung cấp như: gửi sai sản phẩm, sản phẩm lỗi…

– Bạn không được ghi địa chỉ trả hàng bên trong chính sách của bạn. Vì hầu hết chúng ta không có địa chỉ nhận hàng và mục đích là để khách hàng chuyển hàng về nhà cung cấp. Vậy nên khi họ chuyển hàng tới một địa chỉ khác so với những gì bạn đăng sẽ tạo ra sự nghi ngờ đối với khách hàng.

• Những nguyên nhân khách hàng yêu cầu đổi trả

Ở bước trên, bạn đã tạo ra được một chính sách đổi trả phù hợp rồi, giờ bạn bắt đầu kinh doanh và chờ đợi. Mọi chuyện sẽ êm đềm nếu như khách hàng thấy hài lòng về sản phẩm mà họ nhận được hoặc mọi khách đều là người tốt (khách hàng “bựa” là không thiếu trên đời bạn nhé). Nhưng trong quá trình bán hàng bạn sẽ hiểu được rằng, đó chỉ là mơ ước mà thôi.
Hằng ngày người kinh doanh như bạn và tôi luôn phải đối diện với rất nhiều tình huống xảy đến, và yêu cầu đổi trả hàng là một vấn đề. Bạn nghĩ xem, chúng ta bán một món hàng mà hầu như chưa bao giờ bạn chạm tay vào chúng, không biết nó có thật sự giống như trên mô tả hay không? Và đương nhiên rồi, khách hàng nhận được và họ không hài lòng thì đầu tiên là chúng ta phải chấp nhận chuyện đó và tìm cách giải quyết.
Một số lý do mà khách hàng yêu cầu bạn đổi trả hàng:

– Không đúng mô tả:

Đây là nguyên nhân hàng đầu mang đến cho khách hàng sự tức giận. Có khá nhiều lí do để dẫn đến tình trạng này như:

+ Bạn viết nhầm, viết quá lên về sản phẩm

+ Sử dụng hình ảnh đồ họa quá mức. Trong hình một trời còn thực tế một vực

+ Nhà cung cấp giao sai sản phẩm

– Sản phẩm bị lỗi, hư hỏng

Nếu bạn chọn được một nhà cung cấp uy tín, áp dụng những nguyên tắc vàng trong lựa chọn sản phẩm kinh doanh mà tôi đã nói trong những bài viết trước thì điều này thường ít xảy ra.

– Sản phẩm không vừa, sai kích thước.

Tình huống này rất thường xảy ra khi bạn kinh doanh sản phẩm về thời trang. Khách hàng nhận được sản phẩm mà họ mặc không vừa hoặc giao sai kích cỡ.
Bạn phải tìm hiểu xem nhà cung cấp mà bạn sẽ mua có cho phép đổi trong những trường hợp sai do bạn hoặc do khách hàng của bạn hay không? Một điều nữa là bạn phải cho khách hàng dễ dàng lựa chọn size đúng, bởi vì kích thước qui định của châu Á, Châu Âu, Mỹ có sự khác nhau.

• Cách xử lý

– Sau khi nhận được phản hồi từ khách hàng, trước tiên bạn cần phải gửi một email xin lỗi đến họ. Bạn phải làm mọi cách cho khách hàng yên lòng và nguôi giận để đủ thời gian xử lý.

– Liên hệ ngay với nhà cung cấp. Bạn dù yếu tố nào dẫn đến việc phải đổi trả hàng đi chăng nữa thì bạn cũng cần nhã nhặn bởi vì lúc này nhà cung cấp đang cầm đằng chuôi, bạn sẽ ở thế bị động hơn.

– Khi nhà cung cấp đồng ý nhận lại hàng, họ sẽ gửi cho bạn một dãy số gọi là Return Merchandise Authorization (RMA) – Giấy phép trả lại hàng hóa.

– Gửi email đồng ý nhận lại hàng cho người mua kèm theo số Return Merchandise Authorization (RMA) và Địa chỉ nhận hàng (địa chỉ của nhà cung cấp). Khi nhận được hàng, nhà cung cấp sẽ dựa mà mã số này để biết được là hàng trả từ ai và tiến hành xử lý.

– Nhà cung cấp nhận được và đồng ý đổi hoặc trả tiền lại cho bạn. Nếu là đổi thì sản phẩm thay thế tiếp tục được gửi đến khách hàng của bạn, nếu là trả lại thì bạn sẽ nhận được tiền bồi hoàn sau một tuần.

 – Gửi thư xin lỗi vì sự cố và tặng họ những ưu đãi như mã giảm giá, sản phẩm miễn phí…

Trên đây là cách xử lý khi bạn muốn khách hàng của mình chuyển trực tiếp cho nhà cung cấp. Trong trường hợp bạn muốn nhận lại hàng hoặc bạn có kho trung gian như Viabox, Aftership… thì hãy thay địa chỉ của nhà cung cấp bằng địa chỉ nhận hàng của bạn. Các bước tiếp theo bạn hãy làm tương tự.

Kết luận

Bài viết này áp dụng với tất cả các hình thức Drosphipping như eBay, Amazon, Shopify… Việc xử lý những tình huống như thế này sẽ làm bạn rối khi mới bắt đầu kinh doanh, lâu dần bạn sẽ thấy nó là một phần của công việc và sẽ thấy rất bình thường.
Quan trọng nhất là bạn luôn xử lý nhanh nhất không để cho khách hàng mất niềm tin. Giữ được hòa khí tốt với nhà cung cấp thì mọi việc sẽ như một thao tác đơn giản Copy và Past mà thôi.
Chúc bạn thành công!

[Duy Alex]